高張情報技術士事務所情報化事始

パソコン道場

情報化事始

セミナ資料

技術コラム

	情報化事始
	「電子メールを使っていますか」に対し「いいえ」と答えた場合

		電子メールは情報共有の第一歩であり、情報化投資に対する効果を期待できます。電子メールの特徴として、以下が挙げられます。通知性：　電子メールは自分のところにくるので読まないわけにはいきません秘匿性：　パスワードで電子メール画面を開き、その画面を見られない限り情報は漏れません同報性：　多くの人にほぼ同時に同じメールを送ることができます証拠性：　送受信の履歴が残ります流用性：　受信メールの転送や、受信メールを編集・加工して流用することができます拡張性：　ほとんどのメールソフトは、ファイルの添付、受信メールの自動仕分け、受信メールの検索などの機能があります電子メールは個人に送られるため、一人一台のパソコンが必要です。でも予算上無理な場合は、複数の人が一台のパソコンを使って電子メールを読み書きすることもできます。自分が使うとき、自分に与えられたユーザIDとパスワードを入力すればよいのです。パスワードは自分しか知らないので、自分宛のメールを他の人に読まれることはありません。パソコンを初めて使う人もいると思います。そのような人には、電子メールを読む手順を教えてあげましょう。キーボードに慣れるまで、返信は電話でもよいと思います。パソコンは使えても電子メールを使ったことがない人もいるでしよう。電子メールに慣れることが必要です。電子メールの書き方を周知徹底し、先ずは上司から部下への連絡に使用するとよいでしょう。この場合、部下はメールの読み手です。次に電子メールによる日報や週報の提出を義務付けましょう。上司はコメントを付けて部下に返信してください。電子メールにはファイルを添付することが可能です。社内のパソコンに入れるソフトは統一してください。そうしないと添付ファイルが読めないという事態が発生します。全社規模で電子メールを使うようになると、パソコンが使えないなどと言えなくなります。パソコンが苦手な人は覚えるまで大変ですが、会社発展のために情報化は避けて通れません。時代に取り残されないためにも努力して頂きたいと思います。電子メールに慣れるに従い、ＩＴ（情報技術）は便利であると思うようになります。さて、通信費の節約にもつながる便利な電子メールですが、利用する上で注意すべきことがあります。以下に、それを示します。・メール着信有無の確認は定期的にメールを見ない日があってはいけません。そして、最低でも朝・昼・晩の三回はメールを確認してください。・メールの送信はテキスト形式で世の中にはHTML形式やリッチテキスト形式を読めないメールソフトがあります。どんなメールソフトでも読めるテキスト形式を使用してメールを送信すべきです。・大きいサイズの添付ファイルは圧縮して添付 100KBを越えるファイルをメールに添付する場合は、圧縮によりサイズを縮小して添付するのが礼儀です。圧縮ソフトは無料です。パソコン雑誌の付録CD-ROMに入っている場合がありますし、ホームページからダウンロードして入手することもできます。相手が解凍ソフトを持っているかどうか分からない場合は、自己解凍できるファイルにして添付してください。ただし、画像データは圧縮効果があまりありません。・圧縮しても大きいファイル（数100KB～）は添付しない大きいサイズのファイルは送受信に時間がかかるため、受信相手が迷惑します。・返信するときは、新規作成ではなく返信ボタンを押す新規作成では相手の文章が失われます。返信であれば相手の文章に返信文を追加でき、相手は何に対する返信か容易に理解できます。そして、以下に示す電子メールの弱点を理解した上で使用する必要があります。・相手に何分後に着くか何時間後に着くか分からない発信されたメールはメールサーバに蓄積されて伝わるため、サーバやサーバ周辺のネットワークの処理能力に影響を受けます。利用者が多ければ当然遅くなります。・相手に読んでもらえたか分からない読んだという通知を相手に要求する方法もありますが、メールを受け取った人はうっとうしく感じる可能性があり、多用すべきではないと思います。・大きいサイズのファイル（数100KB～）添付には向かない大きいサイズのファイルは送受信に時間がかかるだけでなく、メールサーバのスペース制限に引っかかる場合があります。また、大きいサイズのメールが分割して伝達する場合、何らかの理由で元に戻らないこともあります。・インターネットは盗聴や改ざんの危険性あり（重要）暗号化しないかぎり、電子メールの文字はそのままインターネットを流れます。知識があれば盗聴や改ざんは容易です。電子メールは、確率は低いものの、盗聴や改ざんされる可能性がゼロではないことを認識して使うことが必要です。